Das „Make-Time-System“ besteht aus vielen kleinen, einzelnen Taktiken, die Sie bewusst jeden Tag einsetzen können. Das Schöne ist: Die verschiedenen Taktikten sind sowohl sehr konkret als auch auf den Punkt und Sie können die individuell zu Ihnen passenden Techniken sofort umsetzen. Das ist super, denn so erreichen Sie in kleinen, unkomplizierten Schritten eine schnelle Veränderung in Ihrem zeitgetriebenen Arbeitsalltag.
So funktioniert das Make-Time-System
Teil des „Make-Time-Systems“ sind vier Basisschritte, die jeden Tag wiederholt werden.
1. Das Highlight: Starten Sie jeden Tag mit der Auswahl Ihres Highlights!
Jeden Tag wählen Sie eine Aktivität oder ein To-do aus, dem Sie an diesem Tag Priorität einräumen möchten. Ihr Highlight sollte etwas Wichtiges sein, das Sie bis zum Ende des Tages erledigt oder getan haben möchten. Es kann aber auch etwas sein, das Sie nicht unbedingt machen müssen, aber gerne machen möchten. Mit der Frage „Was ist mein Highlight für den heutigen Tag?“ stellen Sie sicher, dass Sie sich Zeit für diese Dinge einräumen.
Bei der Auswahl des Highlights hilft der Blick auf die Kriterien Dringlichkeit, Zufriedenheit und Freude.
- Welche Aufgabe muss ich am dringendsten erledigen?
- Welches Highlight verschafft mir am Ende des Tages die größte Zufriedenheit?
- Welche Aufgabe macht mir die größte Freude?
2. Der Laserstrahl: Gewinnen Sie Zeit für Ihr Highlight!
Um sich voll und ganz auf die Bearbeitung Ihres Highlights konzentrieren zu können, müssen Sie sich in den sogenannten Laserstrahlmodus versetzen. Nehmen Sie sich bewusst Zeit und legen Sie für diesen Zeitraum Ihre Aufmerksamkeit zu 100% auf Ihr Highlight. Schaffen Sie Freiräume für die Erledigung Ihres Highlights und lassen Sie sich in dieser Zeit nicht durch E-Mails, soziale Medien, Nachrichten oder Anrufe ablenken. Wenn Sie sich ablenken lassen, droht die Gefahr, dass Sie Ihr Vorhaben nicht fertigstellen.
3. Energize: Steigern Sie Ihre Energie!
Ein Highlight auszuwählen und sich in den Laserstrahlmodus zu versetzen, sind die Grundelemente der Make-Time-Strategie. Mindestens genauso wichtig ist aber das Auftanken von Energie. Die Autoren haben folgende These: „Wenn Sie Energie haben, fällt es Ihnen leichter, den Fokus zu wahren und an Prioritäten festzuhalten, und es gelingt Ihnen besser, Ablenkungen und Anforderungen von außen zu widerstehen.“[1]
Um Ihren eigenen Energiepegel hochzuhalten bzw. zu steigern, finden Sie im Buch viele pragmatische Tipps aus den Bereichen Bewegung, Ernährung oder Schlaf, die Sie unkompliziert in Ihren Alltag integrieren können.
4. Reflect: Überprüfen Sie Ihren Tag und justieren Sie nach!
Am Ende des Tages ist die Zeit gekommen, zu schauen, wie zufrieden Sie mit den drei oben genannten Bereichen sind. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Habe ich heute Zeit für mein Highlight gehabt?
- War ich heute fokussiert?
- Hatte ich heute eine gute Energie?
- Welche Taktiken habe ich heute ausprobiert und welche haben sich bewährt?
- Für was bin ich heute dankbar?
Machen Sie sich zu jeder Frage ein paar kurze Notizen. Diese Fragen können Ihnen sowohl dabei helfen zu verfolgen, wie Sie das Make-Time-System anwenden als auch etwas mehr über sich selbst zu lernen.
Tipp: Legen Sie am Ende des Tages fest, welche Taktiken Sie morgen wiederholen und welche neuen Taktiken Sie gerne ausprobieren möchten. Haben Sie dabei im Hinterkopf, dass einige Taktiken sofort Wirkung zeigen und andere etwas mehr Ausdauer und Ausprobieren erfordern.
Empfehlung: Vier konkrete Taktiken zum sofortigen Starten
Das Buch ist wie ein Kochbuch und enthält über 80 Taktiken, aus denen Sie wählen können. Die Autoren empfehlen, immer wieder einzelne Taktiken auszuwählen, auszuprobieren und dann zu reflektieren, ob die Taktik zu Ihnen passt. Es wird sicherlich eine Weile dauern, bis Sie die richtige Mischung an Techniken für sich gefunden haben und so das meiste aus Ihrer Zeit herausholen können.
Für einen schnellen Start haben wir vier Taktiken herausgesucht, mit denen unsere Kolleg:innen bei Spirit Link, schnell kleine Erfolge in ihrem Zeitmanagement erreichen konnten. Probieren Sie diese doch auch gleich mal aus!
1. Gehen Sie zu Fuß
Den wenigstens Menschen ist es wahrscheinlich bewusst, aber Spazierengehen ist – obwohl es so einfach ist – extrem gut für die Gesundheit. Es hilft, das Krebsrisiko und den Blutdruck zu senken und nebenbei wird durch das Ausschütten von Endorphinen die Stimmung verbessert. Ersetzen Sie also wann immer möglich Ihr gewohntes Transportmittel und gehen Sie zu Fuß! So können Sie unkompliziert neue Energie tanken und etwas für Ihre Gesundheit tun. Spazierengehen ist auch eine gute Möglichkeit, Zeit zum Nachdenken zu gewinnen. Sie können die Zeit dafür nutzen, über Ihr heutiges Highlight nachzudenken und es zu planen oder ein Telefonat zuführen, bei dem Sie nicht zwangsläufig am PC sitzen müssen.
Wir bei Spirit Link haben das Format „Walk & Talk“ für uns entdeckt, bei dem wir die Bewegung an der frischen Luft nutzen, um bspw. einen Jour fixe mit einem:einer Mitarbeiter:in zu halten oder uns einfach zu aktuellen Arbeitsthemen auszutauschen.
2. Setzen Sie sich selbst eine Frist
Für das fokussierte Arbeiten an Ihrem Highlight hilft nichts besser, als eine Frist zu haben! Wenn es keine Frist gibt, können Sie sich einfach selbst eine setzen: Legen Sie bspw. schon den Präsentationstermin mit Ihrem Chef fest, bevor Sie anfangen, an Ihrem Highlight zu arbeiten. Dieser Termin hilft Ihnen, in den nächsten Tagen fokussiert an Ihrem Highlight zu arbeiten und es bis zum Termin fertigzustellen.
3. Beginnen Sie auf Papier
Oftmals hilft es, Laptop und Handy zur Seite zu legen und mit einer Idee auf dem Papier zu starten. Auf Papier lassen Sie sich nicht von technischen Spielereien ablenken und verbringen keine Zeit damit, den perfekten Hintergrund in PowerPoint zu suchen oder irgendetwas im Internet zu recherchieren. Daher helfen Papier und Stift, sehr fokussiert an einem Highlight zu arbeiten.
Außerdem können Sie auf Papier machen, was Sie wollen, und sind durch die Wahl eines Tools, nicht eingeschränkt. Word, bspw., ist für die Erfassung von Text gedacht, PPT hingehen für die Darstellung von Grafiken und Diagrammen. Papier und Stift setzen keine Grenzen und so kommen Sie oft schneller zu Ihrer eigenen Idee.
4. Notieren Sie ablenkende Fragen für später
Während Sie an Ihrem Highlight arbeiten, werden immer wieder andere Fragen oder Gedanken in Ihrem Kopf auftauchen. Gehen Sie diesen nicht nach, sondern notieren Sie die Fragen oder Aufgaben einfach für später. So können Sie konzentriert im Laserstrahlmodus bleiben und die Bearbeitung Ihres Highlights weiter vorantreiben.
Schritt für Schritt, Taktik um Taktik zu besserem Gleichgewicht
Wenn Sie sich durch die Anwendung verschiedener Taktiken einen Reset erwarten und sich erhoffen, auf einmal ganz viel Zeit zu haben, dann müssen wir Sie leider enttäuschen. Aber radikale Veränderungen sind normalerweise auch nicht nötig. Alles, was es braucht, sind kleine Veränderungen in Ihrem Alltag, durch die Sie die Kontrolle über Ihre To-dos und Ihre Termine wieder zurückgewinnen. Wenn Sie es also schaffen, Ablenkungen zu reduzieren und Ihre Aufmerksamkeit für eine bestimmte Zeit (die Autoren empfehlen hier übrigens zwischen 60 und 90 Minuten) auf Ihr Tageshighlight zulegen, dann sind Sie schon ganz nah dran, ein besseres Gleichgewicht für sich zu finden.
Ohne Werbung machen zu wollen: Das Buch ist aus unserer Sicht eine klare Leseempfehlung, wenn Sie eine Vielzahl an kleinen und gut anwendbaren Inspirationen suchen, die Ihnen helfen können, Ihren eigenen optimierten Weg durch Ihren Arbeitsalltagsdschungel zu finden.
Quellen:
[1] Knapp, Jake & Zeratsky, John. Mehr Zeit: Wie man sich auf das Wichtigste konzentriert. Redline Verlag 2018: S.180.
