Wie man ein Barcamp virtualisiert – 7 Erfolgsfaktoren

Wie so viele Firmen dieser Tage standen wir vor zwei Wochen vor der Entscheidung, ob der aktuellen Corona-Lage unser jährliches Healthcare-Marketing Barcamp abzusagen oder virtuell durchzuführen. Barcamps sind wunderbare Veranstaltungen, um Menschen zu einem gemeinsamen Interessensgebiet zusammen - und schnell in einen hochwertigen Austausch zu bringen. Was wie der Prototyp eines physischen Meeting-Formats klingt, wirft schnell die Frage auf, ob eine Virtualisierung gelingen kann. Wird die Begegnung der Menschen ähnlich verbindend sein? Werden die Gespräche und Diskussionen ähnlich wirksam sein können? Lassen sich gelernte Elemente wie Vorstellungsrunde und Session-Planung ohne Chaos durchführen? Können technische Probleme weitgehend vermieden werden?

Um die Katze gleich aus dem Sack zu lassen: Die beruhigende Antwort auf alle diese Fragen ist „Ja“ – Formate wie ein Barcamp lassen sich gut virtualisieren, wenn einige Erfolgsfaktoren beachtet werden. Welche das sind, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Herzlichen Dank! Es hat super viel Spaß gemacht, ich habe wertvolle Impulse mitgenommen und v. a. freue ich mich jetzt schon darauf, selbst ein virtuelles Meeting/Workshop durchzuführen – ihr habt mir meine Sorgen genommen, da alles perfekt funktioniert hat und eine super Atmosphäre geschaffen wurde.

Die Rahmenbedingungen: 

• 30 Teilnehmer*innen aus unterschiedlichen Firmen, über ganz Deutschland verteilt
• Gesamtdauer von 4,5 Stunden
• 3*5 Sessions à 45 Minuten, dazwischen je 15 Minuten Pause
• Gemeinsamer Start mit allen Teilnehmern in einem virtuellen Konferenzraum
• Gemeinsame Vorstellungsrunde und Session-Planung
• Gemeinsame Abschlussrunde und Feedback-Session
• Zeit für die Vorbereitung des virtuellen Barcamps: eine Woche

Durch die intensive Vorbereitungsphase und die anschließende Durchführung konnten wir folgende Erfolgsfaktoren ableiten: 

1. Mutig sein und zumuten

Ein Format für viele Menschen zu virtualisieren erfordert Mut. Wird die Technik funktionieren? Wird die Nutzererfahrung gut werden? Wird das Ergebnis stimmen? Kann ich die Erwartungen der Teilnehmer erfüllen? Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Es gibt unzählige Gründe, den Schritt der Virtualisierung nicht zu gehen. Auf der anderen Seite bergen besondere Situationen immer Chancen. Lernpotenziale. Erkenntnisgewinne. Ohne Frage: Es braucht Mut – einerseits für die Entscheidung einer Virtualisierung und andererseits für die Zumutung eines solchen Formats für die Teilnehmer.

Wir begegneten dieser Unsicherheit mit einer klaren Kommunikation an die Teilnehmer („Stellen Sie sich darauf ein, dass nicht alles klappen wird“), einer Klärung der eigenen Haltung („Es ist ok, wenn Dinge nicht so laufen wie geplant“) und einer guten Vorbereitung („Was können wir antizipieren? Was nicht?“).

2. Keep it simple and short

Menschen wissen, wie sie sich in einem realen Raum bewegen. Menschen sind unsicher, sich in virtuellen Räumen zu bewegen. Das liegt zum einen an der neuen Umgebung, aber auch am technischen Reifegrad eines jeden Einzelnen. Der sichere Umgang mit digitalen Tools – von Kommunikations- und Kollaborationssoftware über Office-Anwendungen bis hin zu Systemeinstellungen zu Mikrofon und Ton – kann nicht vorausgesetzt werden. Ein einfaches Set-up mit ausreichend Zeit für Tests ist daher eklatant wichtig. Wir versuchten Einfachheit über folgende Maßnahmen zu gewährleisten:

• Eine klare Vorab-Kommunikation zu den eingesetzten Werkzeugen mit der Bitte um Tests vor dem Barcamp
• Eine Auswahl von möglichst wenigen und möglichst einfach zu bedienenden Tools, die auch ohne Installationen benutzt werden können
• Eine Webseite als Basis für Raumwechsel, Agenda, Teilnehmervorstellung, Session-Planung und Feedback
• Ausreichend Support-Kapazität (2 Personen) am Barcamp-Tag per Telefon für akute Probleme (Bild + Ton)

Die Entscheidung, das Healthcare-Marketing Barcamp virtuell nur halbtags zu veranstalten, stellte sich als goldrichtig heraus. Die Teilnahme an virtuellen Workshops und Meetings ist anstrengender, weil Bewegungsmuster fehlen, weil der Fokus auf die eigene Person durch die ungewohnte Kamera-Situation ungleich höher scheint, weil typische Pausen wie physische Raumwechsel, stattfindender Smalltalk oder der Gang zum Getränkebuffet zwischen den Sessions fehlen.

Planen Sie bei der Virtualisierung von Workshops und Formaten also ausreichend Pausen ein, vermeiden Sie ganztägige Formate und sorgen Sie dafür, dass die ersten und letzten fünf Minuten einer Session/eines Agenda-Punktes mit etwas auflockerndem Smalltalk beginnen und enden.

3. Rücke die Menschen in den Fokus

Gruppengefühl! Erstaunlich viel Gefühl von Gruppe/Nähe trotz Digitalität.

Gute Meetings leben von menschlicher Interaktion. Die Intensität steigt, je größer das Gruppengefühl ist. Im digitalen Raum funktioniert das Erzeugen von Nähe auch – aber anders. Die Erzeugung kann gesteuert werden:

• Teilnehmer mit einbeziehen: Über die Moderation lassen sich die Teilnehmer zu Reaktionen mit Gesten auffordern, die Vertrautes erzeugen und Konsens- und Meinungsbildung fördern. Das Gefühl für die eigene Verortung im Meinungsgefüge der Teilnehmer wächst.
• Jeden zu Wort kommen lassen: Eine Vorstellungsrunde ist wichtig – und dabei die Steuerung des Konferenzsystems: Es schafft mehr Nähe, wenn der jeweilige Sprecher für die Zeit der Vorstellung groß auf dem Bildschirm zu sehen ist. Viele Konferenzsysteme unterstützen dies durch eine sogenannte „Speaker-Funktion“.
• Aufmerksam moderieren: Die Hürde, digital das Wort zu ergreifen, ist groß. Menschen trauen sich nicht immer, ihr Mikrofon zu aktivieren und zu sprechen. Eine aufmerksame Moderation erkennt solche Situationen und kann Brücken bauen.

4. Das Konzept führt, Tools folgen

Es hat sich als unglaublich wertvoll erwiesen, viel Zeit in die Vorbereitung zu investieren:

• Welches Ziel soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Was ist der genaue Use Case? Je nach Definition werden sich das Konzept, die Methodik und die Tools verändern.
• Ein einfaches Kopieren von Konzepten für den realen Raum in virtuelle Umgebungen funktioniert nicht.
• Je nach Ausrichtung des Konzepts werden andere Tools zur Unterstützung benötigt. Diese folgen aber immer den Vorgaben des Konzeptes – nie umgekehrt. Mittlerweile gibt es unglaublich viele Tools zur Kollaboration, sodass beinahe für jeden Use Case etwas Passendes recherchiert werden kann.
• Dry runs: Es macht Sinn, die Veranstaltung unter Realbedingungen exemplarisch durchzuexerzieren.

Für die Durchführung des Barcamps haben wir folgende Tools benutzt: eine eigene Webseite für Überblick, Agenda und Raumwechsel, Zoom als Konferenzsystem und Padlet für die Teilnehmervorstellung, Session-Planung und Feedback-Abfrage.

Das Barcamp war mal wieder ein Beispiel dafür, was heute alles digital machbar ist. Vielen Dank an alle, die sich heute darauf eingelassen haben.

5. Moderation durchgehend gewährleisten

Während wir beim klassischen Barcamp die Rolle der Moderation auf den Start und die Abschlussrunde gelegt haben, haben wir bei der virtuellen Variante für eine durchgehende Moderation gesorgt. Neben den Aktivitäten im Plenum definierten wir fixe Moderatoren für die Session-Räume. 

Diese boten an, bei der Auswahl des richtigen Formats (z. B. Diskussion, Interview, Brainstorming, …) für die Bearbeitung der Fragestellung zu unterstützen und übernahmen die administrativen Aufgaben im virtuellen Raum. So wurde gewährleistet, dass sich ein Session-Geber ganz auf seine Fragestellung konzentrieren konnte. 

Moderationstechniken, die im Realen funktionieren, funktionieren meist auch im Digitalen.

6. Sich über Regieführung Gedanken machen

Bei virtuellen Barcamps (oder anderen virtuellen Workshops) kommt eine zusätzliche Rolle zum Tragen: die des Regisseurs. Der Regisseur steuert, was die Teilnehmer auf ihren Bildschirmen sehen und wann welche Tools zum Einsatz kommen. Dies im Vorfeld konzeptuell genau zu planen, hat sich als sehr wertvoll erwiesen: Die Benutzererfahrung wird dadurch nicht nur angenehmer, sondern das Arbeiten deutlich effizienter und Ergebnisse transparenter.

Es empfiehlt sich, die Rollen des Moderators und des Regieführers zu trennen. Beides gleichzeitig funktioniert aus unserer Sicht nicht. Dry runs helfen bei der Einspielung von Moderation und Regie.

7. Technischen Support anbieten

Auch wenn Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung Anleitungen zur Installation von Konferenztools und Audio-Set-ups schicken, stellen Sie sich darauf ein, dass am Tag der Veranstaltung technische Probleme auftreten. Entscheidend ist Ihre Haltung zum Umgang damit: Lassen Sie sich dadurch stressen oder gehen Sie professionell damit um?

Was wir empfehlen:

• Beginnen Sie Ihre Meetings 15 bis 30 Minuten eher mit einem technischen Warm-up
• Stellen Sie ausreichend Ansprechpartner für den technischen Support bereit
• Trennen Sie Support-Kanäle von Kanälen, die inhaltliche Relevanz haben
• Sorgen Sie für Fallbacks (Beispiel: Die Session-Einreichung funktioniert bei einem Teilnehmer nicht über das angebotene Tool? Tragen Sie die Session für den Teilnehmer ein.)
• Nutzen Sie nur Tools, auf die die Teilnehmer wahrscheinlich Zugriff haben und die keine Installation sowie Registrierung benötigen
• Beginnen Sie pünktlich

Fazit

Die Virtualisierung von Workshop-Formaten wie einem Barcamp funktioniert, es braucht dazu ein wenig Mut und Offenheit, eine positive Haltung zum Unplanbaren, gute Vorbereitung und Moderation, Regieführung und technischen Support am Veranstaltungstag. Dann steht einem guten Gruppenerlebnis wenig im Wege.

Wenn Sie sich momentan mit einer ähnlichen Fragestellung zur Virtualisierung von Workshop-Formaten beschäftigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns.

Und wenn Sie nun auch noch interessiert, was inhaltlich beim Healthcare-Marketing Barcamp 2020 besprochen wurde, so finden Sie hier eine Zusammenfassung.