Stehen Sie momentan auch vor der Entscheidung, ob Sie anstehende Advisory Boards absagen oder „remote“ durchführen? Die gute Nachricht: Advisory Boards lassen sich gut virtuell veranstalten. In diesem Artikel teilen wir mit Ihnen unsere Erfahrungen, wie das besonders gut gelingt.
Ob Frage- und Antwort-Session, Peer-to-Peer-Austausch, gemeinsames Brainstorming, gemeinsame Bewertung und Priorisierung von Aspekten, Schulungen, Vorträge oder Diskussionen – nahezu alle gelernten Elemente eines Advisory Boards sind virtuell umsetzbar. Auch das Pendant zum Small Talk am Kaffeebuffet, das Netzwerken, ist grundsätzlich möglich, bedarf aber einer vorherigen Konzeption, weil es nicht einfach automatisch passiert.
Aus unserer Erfahrung gibt es einige Erfolgsfaktoren, deren Beachtung bei der Konzeption eines virtuellen Advisory Boards helfen.
Das Ziel führt, Tools und Formate folgen
Zu Beginn steht – wie bei so vielen Maßnahmen – die genaue Definition des Ziels der Veranstaltung. Ob Abstimmung von taktischen Maßnahmen wie Publikationen oder Symposien, Diskussion über neue Studiendaten und die entsprechenden Botschaften, die Durchsprache von Studienplänen und Protokollen oder der Abgleich von Sichtweisen zum Markt, zu gesundheitspolitischen Entwicklungen, neuen therapeutischen Alternativen oder Leitlinien – die meisten Ziele stellen keine Hürde für eine Virtualisierung dar.
Abhängig von der Zieldefinition ist die Wahl der Formate, die genutzt werden, um das Ziel zu erarbeiten, ebenso die Wahl der Tools, die bei der Erarbeitung helfen. Zwar gibt es für nahezu jeden Use Case ein Tool, dennoch existieren Einschränkungen: Nicht jedes Tool kann in einem Unternehmenskontext benutzt werden, es lohnt sich, frühzeitig in die Abstimmung mit der IT zu gehen, was benutzt werden kann und darf.
Sobald das Ziel und die Rahmenbedingungen (wie Teilnehmeranzahl und Dauer) klar sind, beginnen wir mit der Erarbeitung eines detaillierten Drehbuchs. In diesem wird minutiös festgehalten, wann was mit welcher Methode und welchem Tool erarbeitet wird.
Diese Planungsphase ist bei Präsenzmeetings ebenfalls wichtig, sie gewinnt aber bei virtuellen Meetings an Bedeutung: Neben klaren Moderationsvorgaben beinhaltet das Drehbuch zudem Regieanweisungen, die ausführen, wann die Teilnehmer eines Advisory Boards welche Inhalte sehen.
Moderation und Regie
Damit sind wir auch beim zweiten Erfolgsfaktor: Ein gutes virtuelles Advisory Board braucht einen Moderator und einen Regisseur. Die Aufgaben teilen sich wie folgt:
Der Moderator führt durch die Agenda, der Regisseur steuert, was die Teilnehmer wann sehen. Wir haben gelernt, dass sich beide Aufgaben gleichzeitig nicht gut ausführen lassen.
Eine solide technische Basis
Während wir alle wissen, wie wir uns in echten Räumen und Meetings bewegen müssen, so fällt uns das in einer virtuellen Umgebung nicht so leicht. Die Teilnahme an einem entsprechenden Format erfordert die Bedienung mehrerer Tools parallel, aufmerksames Zuhören und in der Regel die Bearbeitung von Aufgaben oder Teilnahme an einem Austausch. Gleichwohl sind das inhaltliche Folgen und Zuhören in virtuellen Umgebungen auf Dauer anstrengender.
Ziel muss es also sein, eine solide technische Basis zu schaffen, die einfach und möglichst intuitiv zu bedienen ist. Sie muss den Teilnehmer an die Hand nehmen, ihn führen, ihm stetig Orientierung geben.
Für unsere virtuellen Veranstaltungen setzen wir dabei auf einen „Dreiklang“ aus zentraler Event-Webseite, auf der sich alle wesentlichen Informationen finden, auf ein einfaches Video-Konferenztool und begleitende Tools, die bei der Erarbeitung von Aufgaben und der Kollaboration helfen, aber keine Registrierung oder langwierige Installation benötigen.
Der Ablauf ist wie folgt: Zu Beginn eines Advisory-Board-Events leiten wir alle Besucher auf die zentrale Event-Webseite. Dort finden sich die Links zu den Besprechungsräumen, die per Klick das Videokonferenztool öffnen. Darüber hinaus bekommen die Teilnehmer dort auf einen Blick die Agenda, eine Teilnehmerliste und weitere für das Event relevante Informationen geliefert.
Auch die Integration von Tools durch Einbettungen ist möglich, sodass die Teilnehmer zur Bearbeitung einer Aufgabe die Event-Webseite nicht verlassen müssen. Die Event-Webseite ist also zentraler Dreh- und Angelpunkt.
Zudem hat es sich bewährt, den Teilnehmern im Vorfeld alle wichtigen Informationen wie Ablauf, URL zur Event-Webseite, benutztes Videokonferenztool und Kontaktadressen für Support-Anfragen per E-Mail zur Verfügung zu stellen. So lassen sich die einfachsten Probleme im Vorfeld verhindern.
Keep it short and simple
Es ist nicht ratsam, eine ganztägige Veranstaltung auch ganztägig virtuell durchzuführen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass virtuelle Settings mehr Effizienz besitzen, Themen werden tendenziell schneller bearbeitet. Darüber hinaus hat es sich bewährt, nicht mehr als 4 Stunden für ein Meeting anzusetzen.
Des Weiteren ist es empfehlenswert, genügend Pausen einzuplanen und aktiv seitens der Moderation durchzusetzen. Arbeitsaufträge sollten einfach vermittelt werden und immer nur eine Aufgabe beinhalten. Visuelles Arbeiten ist dabei sehr wichtig, es steigert die Effizienz.
Technischen Support gewährleisten
Hand aufs Herz: Nicht jedes technische Problem kann im Vorfeld ausgeschlossen werden. Eine gute Vorbereitung hilft, indem Teilnehmer zum Beispiel vor dem Meeting aufgefordert werden, Mikrofon und Kamera zu testen oder sich einen Client für das Videokonferenztool zu installieren.
Wir haben deswegen immer eine Person dabei, die gerade zu Beginn technischen Support leistet. Unsere virtuellen Meetings starten immer eine Viertelstunde eher mit einem „virtuellen Kaffee & Warm-up“, in dessen Rahmen niederschwellig Tests gemacht, erste Dinge erklärt oder kleinere Wehwehchen gelöst werden können. Der technische Support steht den Teilnehmern dabei per Telefon oder Chat zur Verfügung.
Neben diesen wichtigen Erfolgsfaktoren gibt es eine Reihe kleinerer Erkenntnisse, die wir über die Zeit gesammelt haben:
- Teilnehmeranzahl für virtuelle AdBoards: Um effizient arbeiten zu können, empfiehlt sich eine Anzahl von 10–20 Teilnehmern. Mehr Teilnehmer sind möglich, erfordern aber bestimmte didaktische Konzepte.
- Vorbereitungszeit: Je nach Komplexität lässt sich ein virtuelles AdBoard mit 2–3 Wochen Vorlauf vorbereiten (wir gehen davon aus, dass Einladungen bereits erfolgt und Zusagen vorhanden sind). Auch eine Woche reicht aus, ist aber sportlich.
- Dry Runs geben Sicherheit. Wir empfehlen, vor der Veranstaltung einen Testlauf durchzuführen, um Moderation, Regie und Technik aufeinander einzuspielen.
- Offenheit: Wir haben viel Offenheit bei Teilnehmern gegenüber virtuellen Formaten erlebt. Viele waren regelrecht für eine positive Erfahrung dankbar und konnten davon selbst profitieren – die Herausforderungen sind für Ärzte momentan die gleichen. Wer also eine gute User Experience bietet, hat die Chance, dafür positiv im Gedächtnis zu bleiben.
Fazit
Die Virtualisierung von Advisory Boards bedarf etwa 2–3 Wochen Vorlaufzeit. Während dieser werden abhängig vom jeweiligen Ziel ein didaktisches Konzept sowie ein Drehbuch entwickelt, das genau beschreibt, was wann mit welchem Tool und welcher Methode erarbeitet wird.
Ausreichend Pausen und Simplizität sorgen für eine gute Bearbeitbarkeit der Aufgaben. Eine solide technische Basis garantiert eine gewisse Sorglosigkeit und Fokussierung auf inhaltliche Aufgaben. Die Trennung von Moderation und Regieführung sorgt für eine gute User Experience und einen stringenten Ablauf. Begleitender technischer Support leistet Hilfe im Hintergrund und gewährleistet so einen (meist) unterbrechungsfreien Ablauf.
Sie wollen ein virtuelles Advisory Board durchführen? Wir helfen Ihnen gerne bei der Konzeption und Durchführung. Kontaktieren Sie uns gerne hier oder im Chat für ein persönliches, unverbindliches Gespräch.
