Kreative Ideen entwickeln und bewerten in virtuellen Meetings

Kann man in virtuellen Meetings kreativ werden? Mir fehlten dazu lange die Tools und Methoden. Heute gibt es eine Reihe von virtuellen Tools, die Online-Kreativprozesse erlauben und die Ergebnisse können sich sehen lassen. In diesem Artikel stelle ich vor, wie wir online Ideen entwickeln und bewerten.

Was mir bei virtuellen Meetings immer am meisten gefehlt hat, ist dieser Moment, wenn jemand aufsteht, sich einen Stift schnappt und eine Idee am Whiteboard skizziert. Oder wenn sich bei einem Brainstorming die Wand mit vielen Post-its füllt und sich so die Vielfalt der Ideen materialisiert und anfassbar wird. 

Im virtuellen Raum ging das lange nicht so einfach. Hier fühlte ich mich immer gehindert, Ideen Ausdruck zu verleihen. Der Grund war ein Mangel an geeigneten Tools und natürlich auch der Mangel an geeigneten Methoden. 

Zum Glück hat sich beides geändert: Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die Online-Kreativprozesse unterstützen und wir haben in den vergangenen Wochen auch viel mit Methodiken experimentiert, die es erlauben, Kreativprozesse online durchzuführen. 

Die Arbeitsfläche

Das wichtigste Tool für die virtuelle Arbeit an Ideen ist ein Online-Whiteboard (vornehm ausgedrückt: ein Tool zur virtuellen visuellen Kollaboration). Hier gibt es inzwischen eine große Auswahl an web-basierter Software, wie z. B. miro, Conceptboard, und auch Microsoft Teams hat ein virtuelles Whiteboard als Tool im Angebot. Ich habe in den letzten Wochen einige Erfahrung mit Mural gesammelt, damit sind auch die Screens im Folgenden gemacht.

Funktional geben sich diese Tools nicht viel, die Unterschiede liegen im Detail. Ich bin bei Mural hängen geblieben, weil es hier einfache Tools gibt, um Abstimmungen durchzuführen und einen Timer zu starten. Doch dazu später mehr.

Kernfunktion der Online-Whiteboards ist eine Zeichenfläche, auf die die Teilnehmer des Online-Meetings gleichzeitig zugreifen können (z. B. indem alle Teilnehmer den Link zu diesem Whiteboard bekommen). Das eigentliche Online-Meeting findet gleichzeitig in Zoom, Teams, GoToMeeting, Skype oder in welcher Online-Kommunikationslösung auch immer statt. Man hat also meistens zwei Tools parallel geöffnet, was sich zunächst umständlich anhört, aber einen großen Vorteil bietet: Man kann die Meeting-Teilnehmer und die Arbeitsfläche gleichzeitig sehen. 

Das Online-Whiteboard bietet allen Meeting-Teilnehmern die Möglichkeit, auf die virtuelle Wand zu schreiben, virtuelle Post-its in beliebigen Formen zu kleben, geometrische Formen oder Symbole zu platzieren. Die Arbeitsfläche steht nun also bereit. 

Der Ablauf

Nachdem nun alle Teilnehmer des Meetings sich zusammengeschaltet und jeder die Arbeitsfläche geöffnet hat, kann das gemeinsame Arbeiten auf dem virtuellen Whiteboard beginnen. Um Ideen zu entwickeln können beliebige Kreativmethoden angewandt werden wie z. B. Brainstorming, die aber der Online-Umgebung angepasst werden müssen. 

Bei unserem Brainstorming-Beispiel sähe der Ablauf so aus: 

1. Geben Sie Futter fürs Hirn: Zum Start ist eine kurze, aber gute Wissensbasis zum zugrundeliegenden Problem und der aktuellen Fragestellung notwendig. Bereiten Sie dazu eine kurze Präsentation vor, die Sie über Screen-Sharing teilen. Gehen Sie dabei nicht zu tief ins Detail. Insbesondere die Einschränkungen, die für das Thema gelten, brauchen die Teilnehmer vielleicht gar nicht zu kennen. Planen Sie Zeit für Fragen ein.
2. Schenken Sie den Teilnehmern Freiheit, indem Sie Ihnen Regeln geben. (Diese Regeln sind dieselben wie in der Offline-Welt!)
3. a) Sag alles! Je ungewöhnlicher, desto besser. Eine „Quatschquote“ von > 80 % ist völlig normal für ein gutes Brainstorming. Das Nudelsieb kommt später.
4. b) Lass laufen! Je mehr Ideen, desto besser. Einfach immer weiter „produzieren“, auch wenn einem die eigenen Ideen erstmal zu naheliegend und banal erscheinen. Es geht darum, in Fluss zu kommen.
5. c) Trau dich! Wenn was Neues rauskommen soll, muss man auch neue Wege gehen.
6. d) Keine Kritik! Ergänze und verbessere bereits vorhandene Ideen. Statt „nein“ zu sagen, lieber mitgehen und überlegen, wie es anders funktionieren könnte.
7. Wärmen Sie sich auf: Die Kreativität liegt außerhalb der Komfortzone. Bringen Sie Ihre Teilnehmer daher ein Stück über ihre Grenze hinaus. Hier ist Feingefühl für die Gruppe gefragt. Ein Beispiel: „Zu zweit spielt ihr zwei Freunde, die sich lange nicht gesehen haben und die sich in einer Fantasiesprache unterhalten.“ Und dann lassen Sie die Gruppe in Duos „brabbeln“. Das könnte in Zoom zum Beispiel über Breakout-Sessions passieren oder sie bitten die Teilnehmer 5 Minuten lang aus dem Haupt-Meeting rauszugehen und in ein Zweiergespräch mit einem anderen Teilnehmer zu gehen und dann zurückzukommen. 
8. Triggern Sie ungewohnte Denkpfade: Bieten Sie Ihren Teilnehmern einen gut überlegten Auslöser fürs anschließende Brainstorming an. Das können z. B. Bilder sein (Zufallsbilder gibt es z. B. unter https://picsum.photos/) oder auch Geschichten und Fragen, die Sie vorbereiten und erzählen. 
9. Sammeln Sie Ideen am Online-Whiteboard z. B. indem Sie ein Raster (wie die Namen der Teilnehmer) und die Zeit für das Brainstorming vorgeben und einen Timer starten.

6. Wiederholen Sie die Ideensammlung beliebig oft, indem Sie z. B. dazu aufrufen, aus den vorhandenen Ideen neue Ideen zu kombinieren oder frei zu assoziieren.

7. Ideen auswerten: Jetzt darf wertschätzend bewertet, ausgewählt und priorisiert werden. Bleiben Sie in der Haltung von „Ideen weiterentwickeln, statt kritisieren“. Der Bewertungsprozess sieht online zum Beispiel so aus:

Die Vor- und Nachteile

Ideensammeln im virtuellen Raum kann auf diese Weise tatsächlich Spaß machen und sehr gute Ergebnisse liefern. Der größte Vorteil aus meiner Sicht liegt in der extrem einfachen und sauberen Dokumentation: Die virtuellen Post-its sind immer lesbar, das ganze Board kann sehr einfach in ein PDF abgespeichert werden (und es muss nichts abfotografiert werden!). Die Nachteile sind, dass das Körperliche verloren geht. Es hat schon einen Effekt, wenn man in einem physischen Kreativraum von einer Ecke zur anderen geht oder mal zwischendurch rausgehen und sich andere Eindrücke abholen kann. Das kann zum Teil kompensiert werden, indem man Pausen noch bewusster als in physischen Meetings einplant und vielleicht auch mal die Teilnehmer aktiv ermuntert aufzustehen oder den Raum im Homeoffice zu wechseln. 

Unsere Leistungen

Wir bei Spirit Link möchten die Healthcare-Agentur sein, die die besten Kunde-Agentur-Erlebnisse erzeugt und deshalb haben wir die Herausforderung angenommen, auch Online-Meetings zu einem echten Highlight Ihres Tages zu machen. Wir wollen online genauso zielorientiert, professionell und mit einer gewissen Portion Leichtigkeit mit Ihnen zusammenarbeiten wie offline. Daher freuen wir uns auf Projekte und virtuelle Projektmeetings mit Ihnen und falls Sie vor der Herausforderung stehen, gute virtuelle Meetings auf die Beine zu stellen, beraten wir Sie auch gerne dabei.