Seit Anfang 2020 steht die Kongresswelt Kopf. Nichts ist mehr so, wie es vorher war, wir alle müssen Kongresse und Veranstaltungen neu denken. Selten wurde ein Wirtschaftszweig so rapide verändert, wie die Kongresswelt seit der Pandemie. Eines ist jedoch trotz des Veränderungstsunamis der Kongress- und Eventwelt gleich geblieben: Menschen sehnen sich nach persönlichen Kontakten.
Egal ob Live-Veranstaltung oder seit 2020 virtuelle Veranstaltung, der Auftrag die „persönlichen Kontakte“ zu fördern oder zu intensivieren, steht nach wie vor im Mittelpunkt des Geschehens.
Ziele von (virtuellen) Kongressen
Die Reisen, die gemeinsamen Abendessen und auch der Austausch von Peer-to-Peer fallen in den meisten Fällen weg. All das hat Auswirkungen auf das Verhalten der Kongressbesucher.
Unsere Beobachtungen aus 2020
Wir konnten im Jahr 2020 einige Industrieunternehmen bei virtuellen Kongressen begleiten und die schlechte Nachricht ist, dass die meisten Konzepte des letzten Jahres nur leidlich funktioniert haben. Es besteht weiterhin Veränderungs- und Lernbedarf auf allen Seiten. Hier ein paar Gedanken zu unseren Beobachtungen:
Wissenschaftskongress vs. Industrieausstellung
Solange die Industrie keine interessanten Angebote für die Kongressbesucher hat, werden keine nennenswerten Besucherzahlen zu erwarten sein. Vor allem dann nicht, wenn die Besucher sich nach der Registrierung für den Wissenschaftskongress nochmal separat für die Industrieausstellung registrieren müssen.
Die Industrie muss sich mit der Frage auseinandersetzen, was Kunden und Interessenten bewegt, eine virtuelle Industrieausstellung zu besuchen, denn die Ziele: Neue Erkenntnisse gewinnen, Weiterbildung, Inspiration werden größtenteils schon über den Wissenschaftsteil des Kongresses abgedeckt.
Diese und noch viele weitere Fragen müssen in den Mittelpunkt unseres Handelns rücken, wenn wir die Kongresswelt und deren Finanzierung sichern wollen.
Fehlende Sponsoringkonzepte
Wir haben im Jahr 2020 keine Sponsoringkonzepte gesehen, die wirklich überzeugt hätten – ein Banner auf der Einstiegsseite des Kongresses ist kein ernstzunehmendes Sponsoring für die Industrie. Die Folge ist, dass viele Industrieunternehmen eigene Eventseiten veröffentlichen.
Bieten die Veranstalter keine attraktiven Sponsoringmöglichkeiten, wird die Industrie alles tun, um die Besucher von der Kongressseite direkt auf die eigenen Seiten zu bringen. Verständlich, wie ich meine.
3D-Stand im virtuellen Raum
Reflexhaft und absolut verständlich, wurde die Kongresswelt in 2020 1 : 1 in die virtuelle Welt übersetzt. Vielfach wurde der virtuelle Messestand in 3D genauso umgesetzt, wie man ihn als Live-Messe geplant hat, teilweise weil man die Konzepte schon hatte und sich erhoffte, dass die „Live- Struktur” auch online funktionieren wird.
Fakt ist: Keiner der uns bekannten 3D-Stände wurde vom Publikum angenommen und hatte nennenswerte Besucherzahlen.
Befragung von Ärzten aus Deutschland und den USA
Nachdem wir realisiert haben, dass der Bereich „virtuelle Kongresse und Events“ eine große Lernchance für uns alle bietet, die uns auch noch länger beschäftigen wird, haben wir eine Befragung in Auftrag gegeben.
Wir haben Ärzte aus Deutschland und den USA nach ihrem Verhalten in Bezug auf Online-Kongresse und -Events befragt. Hier die Essenzen dieser Befragung inkl. unserer Hypothesen:
Virtuelle Kongresse sind gekommen, um zu bleiben
Seit der Pandemie steigt die Anzahl der virtuellen Kongresse und Events stetig an. Die Konkurrenz ist groß. Viele Besucher sehen Vorteile in den wegfallenden Reisekosten und -zeiten, aber auch in der zeitlichen Flexibilität.
Wir sind davon überzeugt, dass die Zukunft den hybriden Kongressen gehört. Auch nach der Pandemie wird eine virtuelle Teilnahme möglich sein müssen, denn wir haben gelernt, dass es funktioniert. Beschäftigen Sie sich am besten heute schon mit hybriden Kongressen, bei denen Sie zwei Zuschauerbedürfnisse befriedigen müssen: die der Zuschauer vor Ort und die der Zuschauer am Bildschirm.
Wettbewerbsvorteile durch außergewöhnliche Formate
Die meisten Teilnehmer virtueller Kongresse vermissen den persönlichen Kontakt zu Kollegen und Sprechern, aber auch Reiseerlebnisse einschließlich der gemeinsamen Abendessen. Die Menschen, die auf Kongresse gehen, wollen sich austauschen und diskutieren, daher denken Sie über Chatfunktionen, virtuelle Pausenräume, AR-Applikationen, „Meet & Greet“-Sessions mit Experten/Vortragenden oder ein regionales Public-Viewing-Event nach.
Wer in gute Tools investiert, die persönliche Kontakte ermöglichen, wird Wettbewerbsvorteile haben.
Tonqualität ist wichtig
Bei Sprechern sollte Wert auf qualitative Ausrüstung gelegt werden, um das Teilnehmererlebnis zu verbessern. Nutzen Sie auf jeden Fall externe Mikrofone, die Kosten sind gering und die Zuschauer werden es Ihnen danken.
Das richtige technische Equipment ist für eine virtuelle Begegnung wichtig. Wenn sich Menschen austauschen wollen, sich aber nicht verstehen können, werden sie keine guten Erlebnisse kreieren. Daher lohnt sich eine Investition in ein gutes technisches Set-up.
Symposien und Vorträge haben eine bessere Wirkung als ein 3D-Stand
Die meisten Teilnehmer virtueller Kongresse nehmen aus Weiterbildungsgründen teil, aber nicht, weil sie eine Industrieausstellung besuchen wollen. Allerdings zeigen sie durchaus Interesse an gesponserten Symposien. Menschen auf Kongressen haben großes Interesse an einem Austausch und an relevanten Inhalten.
Relevante Inhalte sind daher wichtiger als aufwendige 3D-Stände. Investieren Sie daher in Symposien, „Meet & Greet“-Sessions oder Expertenvorträge inkl. Diskussionsrunden.
Persönlicher Kontakt und gute Inhalte sind Publikumsmagnete
Gute Inhalte und die Möglichkeit sich auszutauschen sind Publikumsmagnete, sogar bei Personen, die virtuellen Kongressen skeptisch gegenüberstehen. Laden Sie persönlich zu zielgruppenspezifischen, interessanten Vorträgen oder Diskussionsrunden ein. Versenden Sie keine unpersonalisierten Masseneinladungen.
Vorträge maßgeschneidert anbieten
Viele Kliniker schauen sich virtuelle Kongresse in ihrer Freizeit oder am Wochenende an. Zudem bekommen nicht alle Kliniker Online-Kongresse als „Weiterbildungszeit“ angerechnet und fühlen sich deshalb unwohl, diese während der Arbeitszeit anzuschauen.
Inhalte sollten daher kürzer und gut auf die Zielgruppe abgestimmt sein – im besten Fall kann man sich die Vorträge im Nachhinein „on demand“ anschauen oder sich die Abstracts zusenden lassen.
Was heißt das jetzt für Kongressveranstalter?
Setzen Sie auf eine gute Zusammenarbeit mit der Industrie
Die ersten Versuche virtueller Kongresse im Jahr 2020 waren für die Industrie alles andere als attraktiv. Suchen Sie gemeinsam mit der Industrie nach Win-Win-Situationen.
Bieten Sie attraktive Sponsoringmöglichkeiten
Sorgen Sie dafür, dass es für die Industrie attraktive Sponsoringmöglichkeiten gibt. Dabei ist ein Banner auf der Startseite nicht ausreichend. Bieten Sie keine attraktiven Möglichkeiten, die auch einen Mehrwert für die Industrie haben, werden Ihnen diese Gelder sehr bald fehlen.
Ermöglichen Sie einen Peer-to-Peer-Austausch
Menschen, die auf Kongresse gehen, haben das Bedürfnis sich untereinander auszutauschen – auch im virtuellen Raum. Suchen Sie gemeinsam mit der Industrie nach attraktiven Austauschmöglichkeiten.
Was heißt das jetzt für die Industrie?
Nutzen Sie neue Formate
Probieren Sie neue Formate aus. Haben Sie keine Angst vor Augmented- oder Virtual-Reality-Applikationen, nutzen Sie Chaträume oder denken Sie auch über regionale Public-Viewing-Möglichkeiten nach, sofern diese möglich sind.
Bieten Sie gute und relevante Inhalte
Langweilen Sie Ihr Publikum nicht mit reinen Werbeveranstaltungen. Sie haben es mit einer akademischen Zielgruppe zu tun. Diese Zielgruppe ist guter Unterhaltung nicht abgeneigt, aber sie möchte auch anspruchsvolle Inhalte, Produktneuheiten oder Entwicklungserkenntnisse sehen und keine reinen Werbeblöcke.
Ermöglichen Sie gute Kontakte
Nicht nur der bereits erwähnte Peer-to-Peer-Austausch, sondern auch Diskussionsrunden mit Sprechern oder Experten sollten nicht außer Acht gelassen werden. Sie können im virtuellen Raum nicht „zu viel“ Austausch anbieten, die Menschen sehnen sich nach persönlichen Kontakten, wollen aber die Entscheidungsfreiheit, ob und wann sie etwas beitragen möchten.
Hybridformate werden an Relevanz gewinnen
Stellen Sie sich heute schon auf Hybridformate ein, denn die virtuellen Veranstaltungen oder zumindest die Möglichkeit virtuell an einer Veranstaltung teilzunehmen, wird nicht mehr wegzudenken sein.
Unser Fazit: Seien Sie mutig
Die virtuelle Kongress- und Eventwelt steckt voller Möglichkeiten. Alle Beteiligten müssen auf diesem Terrain Dinge ausprobieren, die es noch nicht gibt und dabei lernen. Das heißt: Fehler sind erlaubt! Nutzen Sie die Möglichkeit der digitalen Kongresswelt und schaffen Sie sinnvolle Schnittstellen zu Live-Kongressen und -Events, sodass Sie nach der Pandemie beide Bühnen gleichzeitig bedienen können.
In diesem Sinne: Seien Sie mutig und probieren Sie neue Dinge aus!
