Mein Tag ist häufig geprägt durch eine nahtlose Abfolge von Meetings, die meisten davon etwa eine Stunde lang. Die Herausforderung bei solch kurzen Terminen ist, schnell in das Thema reinzukommen und in der knappen Zeit die nötige Tiefe für gute Ergebnisse zu erreichen. Als Organisator können Sie eine Menge für einen erfolgreichen Verlauf und gute Ergebnisse tun.
Diese 10 Zutaten verwende ich regelmäßig:
1. Klare Ziele vorab
Machen Sie sich vor jedem Meeting Gedanken, mit welchem Ergebnis Sie am Ende des Meetings zufrieden wären. Ein klares Ziel ist dabei besser als viele Ziele, packen Sie nicht zu viel in die knappe Zeit. Wenn Sie möchten, können Sie den Zweck des Meetings den Teilnehmern vorab per E-Mail mitteilen. Solche Mails werden zwar oft nicht gelesen, aber wenigstens hilft die E-Mail Ihnen, sich für ein Ziel zu entscheiden und es klar auf den Punkt zu bringen.
2. Die richtigen Leute einladen
Machen Sie sich Gedanken, wen Sie einladen und wen nicht. Sie sparen enorm viel Zeit, wenn nur Personen kommen, die etwas beitragen können und sollen. Die Energie der Teilnehmer ist dann produktiv, wenn jeder auch sinnvoll anwesend ist.
3. Technik-Check
Wenn Sie Beamer, VPN, WLAN für Ihren Termin brauchen, überprüfen Sie vorher, ob alles funktioniert. Nichts nimmt mehr Energie aus einem Meeting, als wenn die ersten 15 Minuten damit vergehen, die Präsentation zum Laufen zu bringen.
4. Rahmung zu Beginn
Auch bei kurzen Meetings ist es wichtig, zu Beginn klarzumachen, warum dieser Termin überhaupt stattfindet. Geben Sie dem ganzen Meeting einen Rahmen. Was geschah zuvor, wozu findet das jetzige Meeting statt (siehe Punkt 1) und wie kam der Teilnehmerkreis zustande? Fragen Sie die Runde nach der Rahmung, ob es noch Unklarheiten gibt. So haben Sie die Chance, dass alle aktiv am Meeting teilnehmen und nicht schon vorher „abschalten“.
5. Kurzer Check-in aller Teilnehmer
Alle Teilnehmer kommen gehetzt aus anderen Terminen? Ein kurzer Check-in gibt den Teilnehmern die Gelegenheit, sich auf das jetzige Meeting einzustimmen und trägt dazu bei, dass alle wirklich präsent sind. Eine mögliche Check-in-Frage, die zum Thema hinführt und reihum beantwortet werden kann: „Was kann ich zu der heutigen Diskussion beitragen?“
6. Agenda Co-Creation
Schreiben Sie Ihre geplante Agenda zu Beginn des Termins an ein Whiteboard, zusammen mit Ihrer geplanten Zeiteinteilung. An dieser Stelle können Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, auf die Agenda Einfluss zu nehmen. Fragen Sie, ob die Zeiteinteilung angemessen ist und ob wichtige und dringende Themen fehlen. Natürlich besteht hier die Gefahr, dass die Agenda, die Sie zuvor mühevoll fokussiert haben, wieder zu lang wird und nicht mehr zum zeitlichen Rahmen des Termins passt. Hier sind Sie als Meeting-Leiter gefragt: Sind die neuen Themen ähnlich wichtig und dringend wie Ihre Ziele? Lässt sich alles im zeitlichen Rahmen unterbringen? Muss ein Thema, vielleicht sogar Ihr ursprüngliches Anliegen, in einen anderen Termin verschoben werden? Diese Fragen sollten Sie an diesem Punkt am besten gemeinsam mit Ihren Meeting-Teilnehmern entscheiden.
7. Klare Rollen
Sorgen Sie auch in kurzen Meetings für klare Rollen und Aufgabenverteilungen. Sie als Einladender sollten immer in der Rolle des Meeting-Leiters bleiben, damit Sie effizient Ihr Ziel verfolgen können. Dennoch möchten Sie auch inhaltlich mitreden. Machen Sie stets transparent, ob Sie als Moderator oder als Meeting-Teilnehmer reden („Meine inhaltliche Meinung ist…“, „Wie können wir diese Diskussion zusammenfassen?“). Als Meeting-Leiter können Sie auch Aufgaben verteilen, wie z. B. die Zeit im Blick zu behalten oder Diskussionspunkte mitzuschreiben.
8. Visualisieren, egal wie
Komplexe Diskussionen gehören visualisiert, weil so ganz einfach ein gemeinsames Verständnis für ein Thema (Gemeinschaftswirklichkeit) unter den Meeting-Teilnehmern entstehen kann. Sorgen Sie daher für Schreibmaterial, wie Whiteboards, Flipcharts oder Moderationskarten sowie funktionierende Stifte, und ermutigen Sie die Teilnehmer dazu, ihre Gedanken aufzuzeichnen und so zu teilen.
9. Fünf Minuten am Schluss
Die letzten fünf Minuten sollten Sie für eine Schlussrunde reservieren und eisern verteidigen. Geben Sie zunächst eine Zusammenfassung des Meetings und fragen Sie dann die Runde, wie die nächsten Schritte zu dem besprochenen Thema aussehen sollten. Wenn noch Zeit übrig ist, können Sie auch noch einen Check-out machen, z. B. zu der Frage „Was ist jetzt für Dich anders, als es vor dem Treffen war?“ Auf diese Weise unterstützen Sie bei den Teilnehmern das Gefühl, in Ihrem Meeting etwas erreicht zu haben und setzen das kurze Meeting in einen größeren Sinn-Zusammenhang.
10. Offen sein für Meeting-Magie
Bei aller Struktur schließlich noch ein kleines Plädoyer für die Magie, die entstehen kann, wenn wir in Gruppen zusammenkommen. Zündende Ideen, inspirierende Gedanken, wesentliche Diskussionen, die aus der Gruppe kommen, können Ihren Meeting-Plan zum Wanken bringen und dafür sollten Sie offen und dankbar sein. Mit ein wenig Intuition können Sie durch Offenheit für Meeting-Magie vielleicht sogar noch mehr erreichen, als Sie ursprünglich vorhatten.
Zusammenfassend kann man die Regeln für zielorientierte, kurze Meetings so formulieren: Eine gute Vorbereitung und die Definition eines klaren Ziels sind die halbe Miete. Eine bewusste, achtsame, strukturierte Moderation bei gleichzeitiger Aktivierung und Einbeziehung der Teilnehmer bilden die andere Hälfte.
Und noch ein Tipp zum Schluss: Prüfen Sie vor dem Meeting, ob ein kurzes Meeting auch wirklich zu Ihren Zielen passt. Wenn nicht, seien Sie mutig und verschieben Sie das Meeting auf einen besseren Zeitpunkt und gönnen Sie sich mehr Zeit.
Vielen Dank an meine Kollegin Cornelia Dietz, die dank Ihrer Erfahrung als Trainerin und Moderatorin einige Zutaten zu diesem Artikel beigesteuert hat!
