Wofür ist es besonders geeignet

1. Kommunikation in häufig wiederkehrenden Meetings neu gestalten, z. B. Jour Fixe, Zielgespräche, Projektstatusmeetings, Telkos, Strategiemeetings
2. Das Drehbuch erleichtert, dass sich jede mit ihrer Expertise und Meinung konstruktiv einbringen kann
3. Die Wahrscheinlichkeit in Meetings erhöhen, dass über die wesentlichen Aspekte gesprochen wird

Warum wir es lieben

Während eine Agenda lediglich eine Zeiteinteilung eines Meetings vorgibt, verfolgt man mit einem Drehbuch vor allem das Ziel, die Qualität eines Meetings zu erhöhen. Ein Drehbuch sorgt z. B. dafür, dass:

1. Jede Teilnehmerin Zeit zum individuellen Nachdenken hat
2. Unterbrechungen (und damit Abbrüche der Konzentration) vermieden werden
3. Die Gesprächszeit unter den Teilnehmerinnen gleichmäßig verteilt ist
4. Jederzeit gut zugehört werden kann und jede gehört wird
5. Durch hochwertige und kreative Fragen neue Ideen angeregt werden

Durch die bewusste Steuerung werden Diskussionen und Ergebnisse weniger dem Zufall überlassen. Wesentliche Punkte haben mehr Chancen, an die Oberfläche zu kommen, z. B. fachliche Bedenken, Unklarheiten in Rolle oder Auftrag o. Ä.

Ablauf

Jedes Drehbuch ist individuell. Ein Beispiel finden Sie unten zum Download. Hier einige Anregungen zur Erstellung eines Drehbuchs:

• Machen Sie sich als Erstes Gedanken über die Ziele Ihres Meetings:

  • Falls es bereits Meetings gegeben hat: Wie liefen die Meetings und Diskussionen bisher ab, mit welchem Ergebnis? Was möchten Sie ändern?
  • Welche(s) Ziel(e) haben Sie?
  • Worauf sollen Antworten gefunden werden? Welche Fragen gilt es, zu stellen?
  • Wer soll in welcher Art Antworten auf welche Fragen geben?
  • In welcher Form könnte das angebracht sein?

• Entwerfen Sie eine Gesamtstruktur (Agenda) und durchdenken Sie dann jede einzelne Phase Ihres Meetings. Planen Sie pro Phase das Ziel, den Ablauf, ggf. Redeanteile und passende Methoden. Überlegen Sie: Wann wäre es sinnvoll, den Teilnehmerinnen Zeit zum Nachdenken oder zum gemeinsamen Reflektieren zu geben und planen Sie diese Phasen fest in Ihr Drehbuch ein.

  Beispiel
  In vielen Meetings gibt es eine Phase, in der eine Lösung vorgestellt wird, zu der anschließend Feedback eingeholt wird. Ein Drehbuch zur Erhöhung der Qualität dieser Workshop-Phase könnte so aussehen:

  • Moderatorin erklärt, wie die kommende Phase ablaufen soll, und gibt den Teilnehmerinnen bereits jetzt Fragen an die Hand, mit deren Hilfe sie über die vorgestellte Lösung nachdenken können (Resonanzfragen), z. B.: „Was lässt mich aufhorchen? Was teile ich? Was teile ich nicht? Worüber stolpere ich?“ (Dauer dieser Einleitung: drei Minuten)

  • Vorstellen der Lösung durch die Expertin (zehn Minuten Vortrag)
  • Zeit für Verständnisfragen
  • Zeit zum Nachdenken für alle zu den Resonanzfragen (fünf Minuten)
  • Reihum werden nun die Resonanzfragen beantwortet, pro Person drei Minuten, eine spricht, alle anderen hören zu
  • Freie Diskussion (15 Minuten)
  • Blitzlicht-Feedback zum Abschluss: Reihum werden die Teilnehmerinnen gefragt „was ist für mich jetzt gerade die Essenz des Gesagten“, Moderatorin notiert am Flipchart

Insidertipps oder „das halten wir für wichtig“

Die starke Strukturierung mag sich beim ersten Mal befremdlich anfühlen. Deshalb ist es gut, die Teilnehmerinnen beim ersten Versuch zu Beginn des Meetings ins Boot zu holen. Beispiel: „Ich habe mir heute ein neues Format ausgedacht, schauen Sie mal, ob Sie sich darauf einlassen können. Okay?“ Schließen Sie am Ende des Meetings den Kreis und holen Sie Feedback ein, wie die Gesprächsqualität empfunden wurde.

Haltung

Das Drehbuch erhöht die Meeting-Qualität durch geschützte Zeitslots zum Denken, Sprechen und Arbeiten. Die äußere Struktur ist dabei jedoch nur der erste Schritt zum wirklich Wesentlichen: Wenn das Zuhören wohlwollend und das Sprechen wertschätzend bzw. konstruktiv erfolgt, kann eine Atmosphäre des Vertrauens entstehen. Und die ist der Schlüssel, um z. B. Hürden oder unbequemen Wahrheiten auszusprechen, gemeinsam eine Lösung zu finden und das Meeting hochwertig zu machen.

Übrigens: Für eine bessere Lesbarkeit wechseln wir pro Methode die Genderform.